RAVOLA

Best Practices & Troubleshooting

CRM Workflows, Tipps & Common Pitfalls

Best Practices for CRM Admins

Data Quality First

  • ✓Immer vollständige Kontakt-Infos eintragen
  • ✓Duplicates regelmäßig checken (Email-Duplikat = Merge)
  • ✓Standardisierte Phone-Formate (+49, Ländercode)
  • ✓Internal Notes fĂźr alle wichtigen Entscheidungen

Status Management

  • ✓Status zeitnah aktualisieren (nicht "stale" Daten)
  • ✓Übergänge dokumentieren (z.B. interested → active)
  • ✓Blocked/Hidden Organizations regelmäßig ĂźberprĂźfen
  • ✓Activity Timeline im Contact-Detail ansehen

Sync & Integration

  • ✓Real-time Sync-Status ĂźberprĂźfen (Status: Online/Offline)
  • ✓Manual Sync triggern nach Bulk-Imports
  • ✓Sync-Errors in Audit Log checken & beheben
  • ✓API Rate Limits beachten (100 req/min)

Compliance & Audit

  • ✓Alle Änderungen werden automatisch geloggt
  • ✓Audit Log fĂźr Compliance-Reports nutzen
  • ✓GDPR: Deletion Requests nach 30 Tagen auto-delete
  • ✓Sensitive Daten (Phone, Adresse) verschlĂźsselt
🔄 Recommended Workflows

Weekly CRM Audit

30 min
  1. Check Sync Status & resolve errors
  2. Review new Contacts (status=new)
  3. Check for Duplicates
  4. Update overdue Follow-ups
  5. Export Weekly Report

Monthly Verification Push

1-2 hours
  1. Pull Organizations with status=in_review
  2. Contact Primary Contact for verification
  3. Update verification_status
  4. Document decisions in Internal Notes
  5. Archive completed verifications

Quarterly Data Cleanup

2-3 hours
  1. Merge duplicates (Email matching)
  2. Validate Phone formats
  3. Archive inactive Contacts (6+ months)
  4. Review blocked Organizations
  5. Generate data quality report
Common Pitfalls & Fixes

⚠️ Duplicate Contacts (same Email)

→ Nutze Merge-Funktion → "Keep as Primary" + "Archive Secondary"

⚠️ Stale Status (aktiver Contact als "new")

→ Nutze Activity Timeline → Auto-Status Update auf "active"

⚠️ Sync Error: "Contact not found in RAVOLA DB"

→ Überprüfe ob User in RAVOLA registriert ist, manueller Match

⚠️ Verification Takes Too Long

→ Prioritize High-Value Organizations, set SLA Reminder

⚠️ Lost Context: Warum wurde Contact blocked?

→ Immer Internal Notes speichern → Audit Trail enthält alles

⚠️ GDPR Request: Contact möchte deleted werden

→ Stelle Deletion Request → 30-Tage Waiting Period → Auto-Delete

🔧 Troubleshooting Guide

❓ CRM UI lädt nicht

→ Cache leeren + Seite neu laden, oder Admin-Access verifizieren

❓ Sync zeigt "Offline"

→ Backend-Status checken, oder manuellen Sync Button klicken

❓ Search ist langsam

→ Zu viele Contacts? Nutze Filter BEFORE Search, oder Pagination

❓ Kann Contact nicht löschen

→ Vielleicht linked zu Organization/Ticket? Überprüfe References

❓ Status Update wird nicht gespeichert

→ Netzwerk-Fehler? Retry oder Check Audit Log für Errors

❓ Audit Log Entry ist weg

→ Nicht möglich – Audit Logs sind permanent + immutable (Security)

⚡ Performance Tips

• Pagination: Große Listen in 50er/100er Chunks laden

• Filters: IMMER Filter nutzen vor Search (5x schneller)

• Exports: Große Exports (10k+ Rows) im Hintergrund queued

• Bulk Ops: Bulk Update nutzen statt einzelne Changes

• Rate Limits: 100 Requests/Min pro Admin, queue extra requests

🆘 Noch mehr Fragen?
Kontaktiere den CRM Team Lead oder erstelle ein Support Ticket mit "CRM" Tag

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